#ClientAlert 13/2024

Importancia de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas; Asamblea Anual

Importance of the Annual Shareholders’ Meeting

ESPAÑOL

Respecto al cierre anual del ejercicio social, de conformidad con lo previsto por el artículo 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (“LGSM”), se debe elaborar la Asamblea General Ordinaria Anual de Accionistas, dentro de los primeros 4 (cuatro) meses del año, en la que se deberán aprobar los siguientes asuntos:

i. Discutir, aprobar o modificar el informe de los Administradores, tomando en cuenta el informe de los Comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas;

ii. Nombrar/Ratificar al Administrador o Consejo de Administración y a los Comisarios; y

iii. Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.

El informe a de los Administradores de la Sociedad, deberá incluir por lo menos lo siguiente: (i) informe sobre la marcha de la Sociedad en el ejercicio, políticas seguidas por los administradores y principales proyectos existentes; (ii) informe que explique principales políticas y criterios contables y de información en la preparación de la información financiera; (iii) estado que muestre la situación financiera de la Sociedad a la fecha de cierre del ejercicio; (iv) estado de resultados de la Sociedad durante el ejercicio; (v) estado de cambios en la situación financiera; (vi) estado de cambios en las partidas que integran el patrimonio social acaecidos durante el ejercicio; (vii) notas necesarias para completar o aclarar la información que arrojen los estados descritos anteriormente.

Derivado a lo anterior, para realizar la Asamblea Ordinaria Anual respecto del ejercicio 2023 se cuenta hasta el 30 de abril del 2024 para su celebración.

No obstante, toda sociedad administrada en lo individual o por un órgano colegiado, la celebración de la Asamblea Anual es parte del sustento legal para comprobar la adecuada gestión y administración de la Sociedad, siendo que la misma es aprobada por los Accionistas o Socios, de no celebrarse la Asamblea Anual, existen diversas acciones de responsabilidad en las que pueden incurrir los órganos de administración.

Adicionalmente, la Asamblea Anual tiene como finalidad la distribución de utilidades o en su caso el registro de pérdidas en las diversas partidas que integran los estados financieros, por ende, dicho registro se vuelve obligatorio.

Finalmente, derivado de la Reforma Fiscal existe la obligación de mantener los Libros Corporativos de la Sociedad actualizados, mismos que son considerados parte de la contabilidad, lo anterior le ayudará a evidenciar y hacer oponible frente a terceros cualquier decisión o acto que se ponga en duda haya tomado la Asamblea y además evitar contingencias de carácter Civil, Mercantil y Fiscal. El no elaborar las Actas de Asamblea puede hacerlo acreedor a una multa si es descubierto por las autoridades fiscales.

Sin más por el momento, invitamos a todos nuestros clientes a que, en caso de tener duda respecto de este tema, se pongan en contacto con nosotros a fin de brindarles una asesoría adecuada y personalizada.

INGLÉS

Due to the annual closing of the fiscal year, and in accordance with the provisions set forth in article 181 of the General Law of Commercial Companies (“LGSM”), an Annual Ordinary Shareholders’ Meeting must be held within the first 4 (four) months of the year so that the following matters get reviewed and approved:

i. Discuss, approve or modify the Manger/Director’s report, taking into account the report of the Statutory Examiner, and take the measures it deems appropriate;

ii. Appoint/Ratify the Company’s Sole Administrator/Manager or its Board of Directors/Managers and the Statutory Examiners; and

iii. Determine the emoluments corresponding to the Company’s Administrators and Statutory Examiners, if said payments were not established in the company’s bylaws.

The Administrator’s report must include the following information: (i) report on the progress of the Company throughout the fiscal year, the policies followed by the administrators and the Company’s main existing projects; (ii) a report that explains the main accounting and information policies and criteria in the preparation of the Company’s financial information; (iii) a statement showing the financial situation of the Company at the end of the business year; (iv) the Company’s income statement for that business year; (v) a statement of the changes in the Company’s financial situation; (vi) a statement of the changes in the items that make up the corporate equity that occurred during the year; and (vii) notes necessary to complete or clarify the information provided by the statements described above.

As a result of the foregoing, all companies have until April 30th, 2024 to hold the Annual Ordinary Shareholders’ Meeting for the business year of 2023.

Regardless of whether the Company is managed individually or by a collegiate body, the celebration of the Annual Shareholders’ Meeting is part of the legal support to verify the adequate management and administration of the Company, being that it is approved by the Shareholders or Partners; if the Annual Shareholders’ Meeting is not held, there are various liability actions that the administrative bodies may incur in.

Additionally, the purpose of the Annual Shareholders’ Meeting is the distribution of profits or, where appropriate, the recording of losses in the various items that make up the financial statements, therefore, such matter and action becomes mandatory.

Finally, derived from the Tax Reform, there is an obligation to keep the Company’s Corporate Books up to date, since they are considered part of the accounting side of the Company; the books aforementioned will help you evidence and oppose any decision or act that is being carried or filed by third parties against the resolutions taken by the Meeting, as well as aiding you to avoid contingencies of a Civil, Commercial and/or Fiscal nature. Failure to prepare the Meeting’s Minutes may make you liable to a fine if discovered by the tax authorities.

Without further ado for the moment, we invite all our clients to contact us in case of doubt regarding this matter so that we may provide you with adequate and personalized counsel.